Il existe de nombreuses façons de signaler vos préoccupations. L’important, c’est que vous dénonciez l’événement. Votre directeur est généralement bien placé pour comprendre vos préoccupations et y répondre. Si vous n’êtes pas à l’aise de le faire, communiquez avec l’équipe de gestion des dossiers des relations avec les employés (1 866 692-2947 ou [email protected]) ou le Bureau de l’éthique (612 291-6143 ou [email protected]). Vous pouvez également contacter Convercent, un tiers indépendant, en utilisant la Ligne d’éthique ouverte et honnête par téléphone (1 833 229-6736) ou en ligne 24 heures sur 24/7 jours sur 7.

Que le signalement soit soumis en ligne ou par téléphone, des traducteurs ou des traductions sont disponibles pour ceux qui souhaitent faire des signalements dans des langues autres que l’anglais. Si le signalement est effectué par téléphone,  le divulgateur peut sélectionner sa langue maternelle via les invites téléphoniques de réponse vocale interactives traduites, qui sont lues dans la prononciation native de chaque langue. Un traducteur vous aidera ensuite à faire le signalement. Si le signalement est effectué en ligne, vous pouvez sélectionner la langue de votre rapport dans les options du menu de langues.

Une conduite contraire à l’éthique, à quelque niveau que ce soit, nuit en fin de compte à l’entreprise et à tous les employés, y compris vous-même. Il suffit de considérer les scandales d’entreprise que vous voyez dans les nouvelles pour comprendre l’impact d’un seul manque de jugement. Donc, si vous êtes au courant d’incidents d’inconduite ou de comportements contraires à l’éthique, considérez qu’il est de votre devoir – envers vous-même et envers vos collègues – de le signaler.

Faites un signalement. Nous préférons que vous signaliez une situation qui s’avère finalement anodine, plutôt que de laisser un comportement éventuellement contraire à l’éthique être perpétué parce que vous n’étiez pas sûr(e). Et soyez assuré que Best Buy interdit les représailles contre quiconque signale une préoccupation, dépose une plainte de bonne foi ou collabore à une enquête.

Si vous choisissez de vous identifier lorsque vous signalez votre préoccupation, Best Buy fera tous les efforts possibles pour garder votre nom confidentiel pendant l’enquête. De nombreuses enquêtes peuvent être complétées plus rapidement et plus efficacement lorsque le divulgateur est identifié, car cela permet au gestionnaire des dossiers de Best Buy de faire un suivi direct avec le divulgateur.

Dans tous les cas, tous les efforts seront déployés pour s’assurer que les informations relatives à un incident signalé restent confidentielles et sont communiquées uniquement sur la base du besoin de les connaître. Vous trouverez ci-dessous les différents niveaux d’anonymat que vous pouvez sélectionner :

• Rester totalement anonyme : Vous ne révélerez pas votre nom ou vos coordonnées. Votre identité est entièrement protégée sur le signalement d’incident. Si vous choisissez de faire votre signalement de manière anonyme, vous recevrez un numéro d’accès et vous serez invité à créer un mot de passe. Vous devrez les conserver pour revenir au rapport que vous avez précédemment soumis. Cela vous permettra de suivre et de vérifier les mises à jour de statut et les questions supplémentaires qui vous sont soumises par le gestionnaire des dossiers de Best Buy.

• Rester anonyme envers votre organisation : Vous êtes à l’aise de révéler votre nom et vos coordonnées à Convercent, mais pas à votre organisation. Convercent peut vous contacter de manière confidentielle pour recueillir des informations supplémentaires concernant le rapport, mais ne révélera votre identité à aucun moment à votre organisation.

• Partager mon nom et mes renseignements personnels : Vous ne vous souciez pas de l’anonymat. Vous choisissez de révéler votre nom et votre identité à votre organisation et à Convercent.

Convercent ne suit pas les appels téléphoniques et n’utilise pas l’identification de l’appelant. De plus, Convercent ne génère ni ne gère de journaux de connexion internes contenant des adresses IP (Internet Protocol), de sorte qu’aucune information reliant votre ordinateur à Convercent ne serait disponible si vous choisissez d’effectuer un signalement en ligne. Les signalements de votre ordinateur proviendraient d’un portail Internet sécurisé qui ne trace pas ou n’affiche pas les noms d’écran des utilisateurs.

Le numéro d’accès est l’identifiant du signalement ou de la question que vous avez soumise.

À la fin de votre appel téléphonique anonyme ou de votre signalement en ligne, Convercent vous fournira un numéro d’accès et vous demandera de créer un mot de passe afin que vous puissiez accéder au signalement à l’avenir. Il est extrêmement important que vous conserviez à la fois le numéro d’accès et le mot de passe, car les deux sont nécessaires pour revenir au rapport que vous avez précédemment soumis. Il vous sera demandé d’effectuer un suivi avec le système Convercent en ligne ou par téléphone trois à cinq jours ouvrables après avoir fait votre signalement initial pour poursuivre le « dialogue anonyme ». À ce moment-là, vous pouvez suivre la progression de votre signalement et savoir si le gestionnaire des dossiers de Best Buy a besoin de renseignements ou de documents supplémentaires de votre part pour répondre davantage à vos préoccupations.

Si vous choisissez de faire votre signalement ou de poser une question de manière anonyme, vous recevrez un numéro d’accès et vous serez invité à créer un mot de passe. Il est extrêmement important que vous conserviez à la fois le numéro d’accès et le mot de passe, car les deux sont nécessaires pour revenir au signalement que vous avez précédemment soumis. En tant que divulgateur anonyme, c’est la seule façon pour vous de suivre et de vérifier les mises à jour de statut et les questions supplémentaires publiées par le gestionnaire des dossiers de Best Buy.

Lorsque vous effectuez un signalement anonyme sur Internet ou par téléphone, vous recevez un numéro d’accès et il vous est demandé de créer un mot de passe afin de pouvoir accéder au signalement ultérieurement. Il vous sera demandé d’effectuer un suivi avec le système Convercent à nouveau, soit en ligne ou par téléphone (1-833-229-6736) trois à cinq jours ouvrables après avoir fait votre signalement initial pour poursuivre le « dialogue anonyme ». À ce moment-là, vous pouvez suivre les progrès de votre signalement et savoir si le gestionnaire des dossiers de Best Buy a besoin de renseignements ou de documents supplémentaires pour répondre davantage à vos préoccupations.

Les numéros d’accès perdus peuvent être récupérés en travaillant avec l’équipe d’assistance de Convercent ([email protected]). L’équipe d’assistance travaillera avec le divulgateur pour identifier le dossier qu’il a soumis et recevoir le numéro d’accès associé. Best Buy n’a pas accès aux numéros d’accès des divulgateurs.

Un signalement provenant de votre domicile, de l’ordinateur d’un voisin ou de tout portail Internet restera sécurisé et anonyme. Un portail Internet n’identifie jamais un visiteur par son nom d’écran et le système Convercent supprime les adresses Internet afin que l’anonymat soit totalement maintenu. De plus, Convercent s’engage contractuellement à ne pas rechercher l’identité d’un divulgateur.

Convercent est conçu pour protéger votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme, vous – en tant que partie déclarante – devez vous assurer que le texte du signalement ne révèle pas votre identité par erreur. Par exemple, « Depuis mon cubicule à côté de Jan Smith... » ou « Lorsque j’avais 33 ans... » Gardez cela à l’esprit lorsque vous préparez un signalement que vous souhaitez garder anonyme.

Convercent est conçu de manière à ce que les parties impliquées n’aient pas accès aux signalements dans lesquels elles ont été nommées.